管理者不堪重负任务分完仍忙？这三种关键策略来帮你

在为众多领导者和众多团队提供咨询服务与指导的过程中，我们不止一次地遇到了类似情形。所幸的是，存在三种至关重要的方法，它们能助你重新审视并优化个人工作模式，进而更有效地节省出宝贵的时间和精力。

确保团队明白什么是“足够好”

我们往往容易陷入一个认知陷阱，觉得每一项任务都必须力求完美无瑕。然而，若你和你的团队对每一件事都力求达到“卓越”的境界，实际上这可能导致你过分追求质量，从而给团队带来沉重的压力，耗费过多的精力，并且可能减缓整个项目的推进速度。

我们推崇领导者采纳“因地制宜”的工作策略。这意指有意识地判断一项任务所需的合理精力投入。你是否会与团队探讨，对于一项任务，何种程度可以被视为“足够优秀”？还有哪些环节可以适当精简？

乔丹，作为作者之一，曾指导过一位擅长有效管理时间和精力的CEO客户。这位客户深知何为重要事务，何为次要事务。他向董事会透露，自己每周将发送一封电子邮件，内容仅限于“头脑风暴”阶段的想法记录，并未进行任何编辑。通过这种方式，董事会能够即时掌握公司动态，而CEO也无需在文字润色上耗费其宝贵的精力。

我们协助的另一家机构秉持着强烈的“流程导向”文化，其管理团队在众多组织决策中倾向于征询员工看法。你或许会想，员工应当乐见这种深度参与的模式，的确，在个别情形下这一点得到了验证。然而，从整体上看，员工们常常对机构繁琐的流程表示不满，认为这些流程使得他们的工作和生活更加疲惫。我们建议该组织的首席执行官及其团队，依据各个问题的紧急性或潜在风险高低，采取差异化的决策策略，同时努力优化和简化工作流程。

该高管客户现指示其下属在执行简单或不具高风险的任务时，应先提交简略的初步方案，而非追求详尽的多页报告。此外，她还提倡团队尽量发送要点突出的邮件，而非冗长的叙述性内容，并承诺在遇到疑问时将主动提问。同时，该团队也在探索运用人工智能技术以减轻工作负担。

若领导者及其团队已处于极度繁忙状态，不妨抽出时间进行深入反思，并尝试调整工作方法。

哪些任务只需做到“良好”标准，便可以减少投入精力或简化操作步骤，进而节约时间和精力？比如，你们能否减少每周更新的工作量？是否能够以要点形式呈现，而不是详细描述？对于简单的项目，是否真的有必要制定一份全面的项目规划？

在哪些方面与领导形成一致意见，可以降低工作成果的产出或精简工作流程？比如，能否向领导提出建议，尝试简化交流途径、降低交流频率？是否可以采用草稿而非定稿来传达信息？又或者，能否简化决策的步骤？

你与你的团队如何运用人工智能技术，以更短的时间完成“达标”的任务？不妨询问团队成员目前正尝试使用哪些软件，并激励他们勇于探索更多可能性。比如，现在的会议记录软件已经非常完善，对于撰写会议初稿同样大有裨益。近期，我们与同事们共同进行了头脑风暴，整理出了一份长长的AI工具清单，值得大家去尝试。

在管理者与团队驻足思考，探讨是否某些任务能够“有选择性地放宽要求”之际，通常会发现这样的可能性。此外，推崇“达到基本满意”的工作标准，往往能为团队注入更多的生机与活力。

识别并消除低价值任务

众所周知，我们需着力淘汰低效的工作内容。但在与客户协作的过程中，我们常常察觉到，众多低效任务实际上已悄然潜入我们的日常工作中，演变为习以为常的自动行为。即便某些团队已尝试简化工作流程，但往往仅停留在表面，未能触及更深层次的优化空间。若我们进一步深入挖掘，往往还能发现更多可以节省的时间。

我们的实践表明，若想辨别出所有能够消除或减轻的工作内容，往往需经历两个阶段的“审查”过程。

以下是一个简易的减负流程，领导者自己与团队均可采用：

在会议前，要求团队成员详列所有可取消的任务清单。在讨论过程中，他们最先提出的往往是一些他人可以省略的工作。这无妨，仅当作是开场的热身活动。

随后，引导团队进行深入探讨：假如每周减少一个工作日，有哪些工作内容是员工能够自主放弃的？这往往正是我们能够实现突破的关键所在。

当然，在削减某些任务的过程中，务必保证不会对客户、同事或财务状况产生不良影响。

弗兰斯的某位客户担任了一家医院的多位护士团队的领导者。这些护士普遍反映行政事务繁重，导致她们难以兼顾对病人的照护。于是，她提议团队展开讨论，探讨如何在保证病人照护质量不受影响的前提下，减轻她们的工作压力。经过一番深入的讨论，团队最终达成共识，决定不再为每位病人填写包含100个问题的检查表，而是仅记录病人的异常情况。这一调整让每位团队成员每周能够节省出三至四个小时的时间，这些时间可以用来增加护理工作的量。

信息过载常是低价值工作的诱因。众多信息频繁涌现，却鲜少有人细读，即便阅读，也常无任何反馈。在弗兰斯早年担任零售公司CEO期间，便有过类似的经历。那时，报告与沟通内容繁杂到让人感到困扰，中层管理人员纷纷抱怨。于是，他和团队决定暂停下月所有报告的发布，待之后对哪些信息至关重要进行评估。结果是，团队发现可以削减近40%的报告工作量。

另一个常见的来源，正如前述医院案例所展现，主要涉及行政事务、繁复的表格以及繁琐的审批程序。许多机构深植于“流程主导”的文化氛围中，常常将所有事务过度地流程化处理，而许多决策、任务或项目本可通过更为简便的方法得以解决。再者，文件审阅和修改的过程往往耗费了大量的时间，但实际上，做到“足够好”便已足够。自然，在众多组织里，都存在着一些本可避免的会议，亦或是那些能够显著减少会期时间的聚会。

您可以探索哪些任务可以取消、改进或缩减？需留意，即便在无意中删减了至关重要的任务，您仍有机会将其重新纳入。我们观察到，当团队采纳“双向门”策略，即采取可逆的决策方法时，在取消或简化任务上会显得更加得心应手。你向团队承诺，若我们决定撤销或调整某项任务，一旦意识到原方案更为适宜，我们有能力将其完全恢复至原状。

策略性离场

众多管理者坚信自己理应“全天候待命”。然而，频繁的介入往往导致额外的交流，进而让团队成员对领导者的依赖超出合理范围。若能给予团队更大的自主权，领导者亦能拥有更多个人时间。

我们曾经指导过一位在服务领域拥有丰富经验的合作伙伴，她经常因为同时承担过多项目而感到压力巨大。

我们对她以往全情投入的参与模式表示了疑问，并向她阐述了两种更为持久的参与途径。其一，项目启动阶段参与一次，随后在中间阶段进行一到两次的检查，并在项目终了时参加总结会议。其二，扮演顾问的角色，仅在接到具体请求时，才会参与头脑风暴或提供解决方案。